Gestione attività agenti di commercio
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L'interfaccia

Leggere i dati ed interagire con essi

Il dovere della chiarezza e della semplicità

I Un'applicazione come 4Agent, pur essendo specifica per una determinata attività, si rivolge ad una platea variegata di utilizzatori: dall'agente che lavora da solo agli studi di rappresentanze dove uno o più collaboratori supportano l'attività relativa al servizio commerciale vero e proprio. In ogni caso si manifesta la necessità di poter accedere alle informazioni in modo chiaro, semplice, efficace perché lo strumento informatico non deve essere fine a se stesso, ma rispondere al fine di ottenere un sempre più produttivo rapporto con il cliente.
4Agent vuole rispondere a queste esigenze, presentandosi essenziale nei comandi e nella disposizione dei dati, ma offrendo nel contempo funzionalità sofisticate per potersi adattare alle più svariate configurazioni.

  • Chiara
  • Semplice
  • Flessibile

I comandi

Su 4Agent l'accesso alle procedure ed alle funzioni si effettua attraverso pochi pulsanti, ben evidenti e raggruppati in aree specifiche. Per l'attivazione delle procedure si utilizza la barra laterale posta a sinistra, mentre ogni singola procedura presenta sempre in alto a sinistra i comandi principali, ben evidenziati da icone standard (comuni nelle applicazioni Windows).

Sidebar Pulsanti 1 Pulsanti 2

Le grids

Le grids (le griglie, insomma) sono lo strumento con il quale è più frequente trovarsi ad interagire. E' attraverso di esse che il sistema espone all'utente le cosiddette "viste" che sono in sostanza una raccolta di dati che rispondono ad un determinato criterio: una lista delle mandanti, un elenco di articoli, una lista di ordini relativi ad un certo periodo, ecc. ecc.
Su 4Agent le grids rappresentano uno strumento molto potente. Sono configurabili, mettono a disposizione filtri e criteri di ordinamento. Negli ambiti più semplici possono servire anche per l'inserimento e la modifica diretta dei dati, più generalmente espongono degli elenchi in cui ogni riga rappresenta un documento, che a sua volta, dunque, si va ad aprire con un doppio click del mouse.
L'utente può configurare ogni singola grid del gestionale, potendo dunque personalizzare aspetto e comportamento. Il sistema memorizza automaticamente ogni modifica alle varie configurazioni, per cui l'utente ritrova sempre l'ambiente più confacente alle sue esigenze.

Le colonne - spostamento e dimensionamento

Normalmente le colonne di una grid possono essere liberamente spostate tra di loro e dimensionate in larghezza al fine di permettere all'utente di dare alle informazioni la sequenza logica opportuna per le sue esigenze. Cliccando l'intestazione della colonna, dunque, questa può essere trascinata in una nuova posizione, mentre agendo sempre con il mouse sul bordo dell'intestazione stessa, si può allargarla o restringerla. Nella seconda immagine, rispetto alla prima, si può vedere che è stata spostata la colonna della data in prima posizione mentre le colonne della mandante e del cliente sono state allargate.

Prima Dopo
Le colonne - aggiungere e togliere

Oltre a poter essere spostate e dimensionate, le colonne si possono anche nascondere e far apparire a seconda delle informazioni che l'utente desidera vedere. E' importante, infatti che in ogni contesto, per quanto possibile, ci sia l'opportunità di visualizzare solo le colonne che effettivamente forniscono informazioni significative, evitando dati ridondanti o di scarso valore. Con 4Agent, dunque, l'utente può decidere liberamente come costruirsi le viste che meglio rispondono alle sue esigenze. Nell'immagine si può vedere che le colonne relative agli importi sono state tolte dalla grid, mentre è stata lasciata aperta la finestra che mette a disposizione tutte le colonne utilizzabili. Da tale finestra è possibile in qualsiasi momento trascinare con il mouse le colonne nascoste nella posizione più opportuna sulla grid.

I raggruppamenti

Le grid, dove previsto, offrono anche la possibilità di visualizzare le righe raggruppandole secondo uno o più campi. Nella prima immagine il raggruppamento è stato effettuato per mandante, nella seconda immagine (anche se poco significativo) il raggruppamento è per mandante-cliente. Insomma, con questa funzione è possibile adottare un layout della vista che riduce la ridondanza delle informazioni ed offre una logica che alcuni utenti possono apprezzare.

Per mandante Per mandante-cliente
Gli ordinamenti

L'ordinamento delle righe è totalmente gestibile dall'utente. Un click sull'intestazione di una colonna, attiva l'ordinamento crescente secondo i dati di quella colonna. Un altro click su una colonna su è già attivo l'ordinamento lo fa passare da crescente e decrescente (e viceversa). Dopo aver impostato l'ordinamento su una colonna, tenendo premuto il tasto SHIFT (maiuscole) è possibile effettuare l'ordinamento secondo altre colonne. Nella prima immagine tutte le righe sono ordinate per data in senso decrescente. Nella seconda, l'ordinamento è per mandante in senso crescente e data in senso decrescente.

Per data Per mandante-data
I filtri

E' una delle funzionalità più importanti nella gestione dei dati. Attraverso i filtri l'utente può cercare ed isolare le informazioni su cui vuole concentrare la propria attenzione e quindi dedicarsi ad esse con più efficacia. Le grids di 4Agent offrono diverse opportunità che l'utente può utilizzare secondo quelle che sono le sue preferenze. Nella prima immagine il filtro è attivato sulla mandante utilizzando i menu presenti su ogni colonna con l'elenco delle voci selezionabili. Nella seconda immagine il filtro è attivato sul cliente utilizzando la cosiddetta "riga auto-filtro" che mette a disposizione in modo molto efficace dei campi su cui attivare i filtri. Nel terzo esempio è stato impostato un filtro più complesso, che seleziona una mandante e tutti gli ordini di importo superiore ai 2000 €. Da notare che ogni qualvolta viene impostato un filtro, in basso a sinistra compare una dicitura che rende evidente la configurazione del filtro impostato.

Menu Auto-filtro Complesso

Le forms

Sono le finestre relative a contesti di informazione complessi, come ad esempio per i documenti. Si aprono in relazione a qualche elenco gestito da una grid (con un doppio click su una riga per la modifica di dati esistenti oppure con l'apposito tasto per un nuovo record) e sono "modali", ovvero catturano gli input di tastiera e mouse al loro interno finché non vengono chiuse.
La loro dimensione può essere fissa (come nel primo caso degli esempi sottostanti), o regolabile dall'utente per adattarsi meglio alle dimensioni dello schermo a disposizione (gli altri due esempi).
Sono generalmente caratterizzate da una testata e da un corpo organizzato in sezioni ("tabs"), con i comandi principali sempre in evidenza in alto a destra.

Le anagrafiche I documenti 1 I documenti 2

I controlli

I controlli sono in generale tutti gli oggetti che permettono un accesso ai dati (quindi anche le grids sono controlli). Ogni tipologia di controllo è caratterizzata da una specificità funzionale relativa al tipo di dato a cui si riferisce. Accanto ai normali controlli per gestire numeri, testi, date, ci sono controlli più complessi in particolare quelli che comportano funzioni di ricerca. Di seguito andiamo ad illustrare qualche caso.
In particolare per le anagrafiche (mandanti, clienti, agenti), in 4Agent non ci sono codici e le ricerche vengono effettuate sfruttando la ragione sociale (o l'indirizzo). I controlli dedicati a questa funzionalità mettono a disposizione gli strumenti per una ricerca efficace e veloce.

Anagrafiche - ricerca semplice

Nel caso in cui il volume di dati sia limitato e non siano necessari criteri di ricerca complessi, viene utilizzato un controllo che "auto completa" il testo da cercare (così come avviene spesso con le ricerche sul web).

 
Anagrafiche - ricerca complessa

Su una platea di dati potenzialmente più ampia le esigenze in termini di criteri di ricerca possono divenire più complesse. In questo caso, dunque, 4Agent mette a disposizione funzionalità che permettono ricerche su più parametri e con maggiore flessibilità. Qui vengono presentati tre casi.
1) Viene inserita una breve stringa e quindi, premendo il tasto F4, vengono cercate tutte le anagrafiche la cui ragione sociale inizia per tale stringa.
2) Facendo precedere la stringa di ricerca con il carattere "%" la ricerca viene effettuata all'interno di tutta la lunghezza della ragione sociale (usando sempre il tasto F4).
3) Sfruttando gli appositi campi posti nella parte inferiore della finestra a tendina, la ricerca viene effettuata secondo criteri alternativi alla ragione sociale.

Ricerca 1 Ricerca 2 Per città
Articoli

Nel caso particolare degli articoli, la ricerca può essere effettuata sia tramite il codice, sia tramite la descrizione. Valgono in entrambi i casi i meccanismi che permettono di effettuare la ricerca sia immettendo le prime lettere della stringa da trovare, sia cercando parti che si trovano all'interno di codici e descrizioni.
Naturalmente, immettendo l'intero codice di un articolo il sistema effettua immediatamente il recupero delle informazioni ad esso relative.
Negli esempi, nel primo caso vengono trovati tutti i codici che iniziano per "49", nel secondo caso tutti gli articoli nella cui descrizione c'è la parola "alluminio".

Per codice Per descrizione